ISO コラム

COVID-19 感染拡大防止措置に関するFAQ

COVID-19 感染拡大防止措置に関するFAQ

Q 1: 内部監査やMRは予め定められた間隔で実施しなければならないとありますが、決まった日、
    決まった月に実施しないといけないのでしょうか。

A1:: 予め定められた間隔とは、次に実施することが決定していること、大まかな間隔と理解頂けます。
    決まった日、決まった月に実施しなければならないという意味ではありません。 
    但し、JIS Q 9001:2015 と14001:2015 等の 9.2.1要求事項である内部監査を実施する
    目的を達成できるように計画することが重要です。   


Q2: 内部監査は年1回以上、5~8月に実施すると規定して、従来は現地に赴きチェックシート
    を基に実施していましたが、今回コロナ対策に伴い、出張も実質禁止の状態のため、スカイ
    プ等の使用で進行して実施します。どうしても現地確認が必要なものは規制の緩和状況を
    見ながら進めて良いでしょうか。特に今回は更新審査であり、その点大丈夫かと確認させて
    下さい。

A2:① 組織に複数のサイトがある場合、サイトに監査員を出張(派遣)して内部監査を実施しな
    ければならないという要求はありません。遠隔で一部の内部監査を実施することは可能です。
   ② どうしても現地監査が必要な場合には、少なくとも自分の仕事は監査しないという原則を
    逸脱しない範囲で、内部監査員を委嘱することは出来るでしょう。
    国家も認める緊急事態宣言に対応する事ですから、ルールを修正して内部監査を行うことが
    できます。
 
Q3: 緊急事態宣言の下、内部監査の重点監査ポイントを、
   例)目標の立案と達成状況や力量教育記録など文書類の確認を中心に設定する。
     これを管理責任者が電話、Web会議やテレビ会議も利用して実施する。
     次年度は、現場の確認を中心の内部監査を計画する。手順と実務のギャップ等
     運用の有効性を監査する。
   このような工夫をすれば、適合性に問題はありませんか?

A3:① 今年度、緊急事態宣言の下で監査を 例) のように絞って実施することは可能です。 
     審査基準であるJIS Q 9001:2015 では、内部監査について
    9.2内部監査
    9.2.1 組織は、中略、あらかじめ定めた間隔で内部監査を実施しなければならない。
    a)次の事項に適合している。
      1)QMSに関して、組織自体が規定した要求事項
      2)この規格の要求事項
    b)有効に実施され、維持されている。 と規定しています。
   9.2.2はa)で頻度,方法,責任,計画要求事項を含んだ内部監査の計画を作ることを要求し、
   b)で監査毎に監査基準、範囲を決めることを要求しています。従って、監査毎に同じ基準、
    同じ範囲で内部監査をやらなければならないという事ではありません。
    例えば、新型コロナウイルスにおける緊急事態宣言の下では、要員の欠員があるときの対応
    とか、供給を受けている原材料の品質確保の信頼性などのリスクが考えられます。これらも
    織り込んで工夫した 内部監査計画を作成しては如何でしょうか。

  ② 次年度の監査では、前年の監査結果を考慮してリスクに基づく考え方で再度計画を作成し、
    現地監査が重要と判断されれば、その監査を計画し実施することは妥当と考えます。  

Q4: 緊急事態宣言を受け、マネジメントレビュー(;以下MR)を集まって実施することができ
   ません。また内部監査も通常と比較すると遠隔での監査や書類監査となり内容が浅いものと
   なっています。
   このような状況で、仮にインプット情報にやや不足があってもMRを実施した実績にして
   良いでしょうか?

A4: 審査基準であるJIS Q 9001:2015 では、MRについての要求事項を、
   9.3 マネジメントレビュー 9.3.1 一般、9.3.2 マネジメントレビューへのインプット
   a)~f)、 9.3.3 マネジメントレビューからのアウトプットa)~c)に規定しています。

   MRの対象は、前回のMR以降の事項です。遠隔のサイトの結果も品質(環境)管理者の下に
  情報が集まっていると思いますし、足らなければ集めることが出来ます。そして、関係者全員を
  集めて会議を行うことは要求されていません。
   品質(環境)管理者がインプットを集めてMRを開催することも可能です。インプット情報に
  不足があることを心配されていますが、不足分をどのように補足しフォローアップするかを計画
  することが必要です。
   一例ですが、必要に応じて定期に開催する会議体などを活用して、追加のMRを実施すれば
  補完できると考えます。