文書管理について

マネジメントシステム文書の管理については、「管理文書」、「非管理文書」という区別をつけて管理するような規定にしている組織を見かけますが、ISO9001は「正式な文書が必要な場所で間違いなく使えるように管理しなさい」という趣旨で言っているだけで、管理文書、非管理文書という言葉は使っていません。
具体的には、正式な文書が必要な場所で間違いなく使えるようするためには、文書の発行、配布、受取・使用の各段階での注意が必要だと言っています。
まず、発行の段階では、責任者による照査承認が必要であること、一時使用の文書でなければ発行後も維持管理のため適切に文書をレビューし適切性を確認し必要であれば改定すること、改定した場合には改定したことと改定部分が区別できるようにすること、配布はきちんと配布場所を特定して行うこと、文書は変色してしまわないように、取り出しやすいように保管すること、外部の文書を使う場合にはその文書の素性を明確にして確実に配布すること、そして廃止になった文書を何らかの目的で保存するときは区別をして誤用防止を図ること、を求めています。風説に惑わされないように気をつけて取り組んで下さい。

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